Format-Mapping
EDI-Segmente und Partnerfelder werden auf das interne Auftrags-, Liefer- oder Rechnungsmodell abgebildet.
Für Einkauf, Logistik und IT / 02
EDI-Schnittstelle für Bestellungen und Geschäftsdokumente.
Bestellungen, Bestätigungen oder Lieferavise treffen als PDF und E-Mail ein und werden in interne Systeme übertragen. Bei großen Partnern unterscheiden sich zudem Formate und Pflichtfelder, sodass jede Abweichung manuellen Aufwand erzeugt.
Zielbild / 01
Jede Nachricht wird übersetzt, geprüft und eindeutig quittiert.
Eine EDI-Schnittstelle übersetzt definierte Geschäftsdokumente zwischen Partnerformat und internem Datenmodell. Mapping, Validierung, Quittierung und Fehlerbehandlung machen den Austausch reproduzierbar.
Die Integration wird pro Dokumenttyp und Partner spezifiziert. Ein klarer Konverter ersetzt keine fachliche Vereinbarung darüber, welche Felder und Reaktionen verbindlich sind.
Ausgangslage / 02
Geschäftsdokumente wechseln das Unternehmen – und verlieren ihre Struktur.
- Bestellpositionen werden aus Kunden-PDFs oder Portalen ins ERP übertragen.
- Partner verlangen unterschiedliche EDI-Nachrichten, Versionen oder Pflichtangaben.
- Fehlerhafte Dokumente fallen erst bei Lieferung, Rechnung oder Mahnung auf.
- Es fehlt eine zentrale Sicht auf gesendete, empfangene und abgelehnte Nachrichten.
Bausteine / 03
Was die Lösung konkret abbilden kann.
Validierung
Pflichtsegmente, Wertebereiche und Partnerregeln werden vor der Verbuchung kontrolliert.
Übertragungsstatus
Technische Quittungen und fachliche Verarbeitung bleiben pro Nachricht und Partner nachvollziehbar.
Wiederanlauf
Fehlerhafte Nachrichten werden isoliert, korrigiert und ohne unkontrollierte Doppelverarbeitung erneut eingespielt.
Beispielablauf / 04
Beispiel: Eine Kundenbestellung wird per EDI empfangen.
Der Datenfluss trennt technische Annahme, fachliche Prüfung und Verbuchung sauber voneinander.
Nachricht empfangen
Die Bestellung wird über den vereinbarten Transportweg authentifiziert und eindeutig protokolliert.
Format übersetzen
Partnerfelder, Artikelreferenzen und Einheiten werden in das interne Modell transformiert.
Inhalt prüfen
Unbekannte Artikel, fehlende Angaben oder unzulässige Werte werden als konkrete Fehler ausgegeben.
Auftrag übergeben
Ein gültiger Datensatz erreicht ERP oder Auftragsverwaltung; Quittung und Referenz werden gespeichert.
Systeme & Grenzen / 05
EDI beginnt mit einer verbindlichen Partner-Spezifikation.
Nachrichtentyp, Standard, Version, Transport, Zertifikate und Reaktionszeiten werden vor der Entwicklung geklärt. Ohne Partnerdokumentation ist kein belastbares Mapping möglich.
- 01
EDIFACT, XML, JSON oder partnerspezifische Formate nach bereitgestellter Spezifikation
- 02
AS2, SFTP, API oder vorhandener EDI-Dienstleister als geprüfter Transportweg
- 03
ERP, Lager oder Abrechnungssystem über verfügbare Schnittstellen
- 04
Monitoring, Archivierung und Alarmierung für fehlgeschlagene Nachrichten
Entscheidung / 06
Individuell entwickeln oder Standard nutzen?
Individualsoftware prüfen, wenn …
- Partnerformate besondere Mappings oder interne Regeln verlangen
- mehrere Nachrichtentypen mit bestehender Systemlandschaft verbunden werden
- Fehlerbehandlung und Nachvollziehbarkeit geschäftskritisch sind
Standard kann genügen, wenn …
- ERP oder EDI-Provider den Partnerstandard bereits vollständig unterstützt
- sehr wenige Dokumente ohne wiederkehrenden manuellen Aufwand ausgetauscht werden
- Partner keine verbindliche Spezifikation oder Testmöglichkeit bereitstellt
Vorgehen / 07
Vom Engpass zu einem prüfbaren ersten Umfang.
Ablauf aufnehmen
Wir klären Nutzer, Daten, bestehende Systeme und den konkreten Engpass im heutigen Prozess.
Kern priorisieren
Ein erster sinnvoller Umfang wird von späteren Erweiterungen und offenen Annahmen getrennt.
In Etappen entwickeln
Prüfbare Zwischenstände machen fachliche Entscheidungen früh sichtbar und korrigierbar.
Einführen & weiterdenken
Tests, Datenübergang und Nutzung werden vorbereitet; Betreuung und Ausbau bleiben vereinbar.
Passende Leistung / 08
Der fachliche Rahmen dieser Lösung.
Verwandte Lösungen / 09
Weitere konkrete Anwendungsfälle.
Häufige Fragen / 10
Vor dem ersten Gespräch.
Welche EDI-Formate können angebunden werden?
Das hängt von der Partner-Spezifikation ab. Gängige Standards und individuelle Formate sind technisch möglich, müssen aber für Nachrichtentyp, Version und Pflichtfelder konkret geprüft werden.
Brauchen wir einen EDI-Provider?
Nicht in jedem Fall. Transport, Partnerzahl, Zertifikatsmanagement und Betriebsanforderungen entscheiden, ob ein spezialisierter Provider sinnvoller ist als eine direkte Verbindung.
Was passiert mit fehlerhaften Bestellungen?
Sie werden nicht stillschweigend verbucht. Die Integration protokolliert den konkreten Fehler, verhindert Doppelverarbeitung und ermöglicht einen kontrollierten Wiederanlauf.
Nächster Schritt
Welches Geschäftsdokument tippt Ihr Team für einen Partner noch ab?
Senden Sie uns Dokumenttyp, Partnerspezifikation und beteiligte Systeme. Wir prüfen Mapping, Transportweg und einen realistischen ersten EDI-Datenfluss.