Dokumentklassifikation
Eingänge werden nach vereinbarten Typen unterschieden und ungeeignete Dateien gezielt ausgesondert.
Für Operations, Buchhaltung und Verwaltung / 02
Intelligente Dokumentenverarbeitung für wechselnde PDFs und Formulare.
Mitarbeitende lesen Nummern, Adressen, Positionen oder Fristen aus PDFs und übertragen sie in Fachsysteme. Feste Vorlagen helfen nur begrenzt, wenn Lieferanten und Dokumenttypen unterschiedlich aufgebaut sind.
Zielbild / 01
Erkennung, Unsicherheit und menschliche Prüfung werden getrennt sichtbar.
Eine intelligente Dokumentenverarbeitung erkennt benötigte Felder, bewertet ihre Sicherheit und legt unsichere Werte zur Prüfung vor. Erst bestätigte Daten werden an den vorgesehenen Prozess übergeben.
Die Lösung ist kein blindes Importwerkzeug. Sie zeigt Originaldokument und erkannte Werte nebeneinander, markiert Unsicherheit und dokumentiert die fachliche Bestätigung.
Ausgangslage / 02
Dokumente sind digital, ihre Inhalte werden trotzdem abgeschrieben.
- Ähnliche Dokumente kommen in vielen Layouts und mit wechselnden Feldpositionen an.
- Übertragungsfehler werden erst im Zielsystem oder bei Rückfragen sichtbar.
- Mitarbeitende kontrollieren jedes Feld, obwohl viele Fälle eindeutig sind.
- Anhänge lassen sich nicht automatisch dem richtigen Vorgang oder Partner zuordnen.
Bausteine / 03
Was die Lösung konkret abbilden kann.
Feldextraktion
Benötigte Kopf-, Tabellen- oder Referenzdaten werden aus Text und Layout als strukturierter Vorschlag erfasst.
Prüfoberfläche
Unsichere oder fachlich auffällige Werte erscheinen mit direktem Bezug zur Stelle im Original.
Kontrollierte Übergabe
Nur bestätigte Datensätze erreichen Fachanwendung, Workflow oder Export und bleiben mit dem Dokument verknüpft.
Beispielablauf / 04
Beispiel: Ein fremdes PDF wird einem Vorgang zugeordnet.
Automatisierung verkürzt die Erfassung, ohne Unsicherheit im Zielsystem zu verstecken.
Dokument aufnehmen
Datei, Eingangskanal und vorhandene Absenderinformationen werden als unverändertes Original gesichert.
Inhalt erkennen
Das System klassifiziert den Typ und schlägt die benötigten Felder samt Sicherheitswert vor.
Ausnahmen prüfen
Eine zuständige Person bestätigt unsichere Werte, korrigiert Zuordnung oder lehnt den Vorgang ab.
Daten weitergeben
Freigegebene Informationen werden strukturiert übertragen und mit Original sowie Prüfschritt protokolliert.
Systeme & Grenzen / 05
Erkennungsqualität muss mit echten Dokumenten gemessen werden.
Vor einer Zusage testen wir repräsentative, zulässig bereitgestellte Beispiele. Druckqualität, Handschrift, Tabellen und Sprachmix beeinflussen das Ergebnis; sensible Daten erfordern passende Schutzmaßnahmen.
- 01
E-Mail-Postfach, Upload oder Scanstrecke als definierter Eingang
- 02
Dokumenten- und KI-Dienste nach Daten-, Hosting- und Vertragsprüfung
- 03
Fachanwendung, ERP oder Workflow über verfügbare Schnittstelle
- 04
Prüfprotokoll für Original, erkannten Wert, Korrektur und freigebende Rolle
Entscheidung / 06
Individuell entwickeln oder Standard nutzen?
Individualsoftware prüfen, wenn …
- eigene Dokumenttypen und Felder erkannt und fachlich geprüft werden müssen
- Ergebnisse in einen unternehmensspezifischen Folgeprozess fließen
- Standard-OCR die wechselnden Layouts oder Prüfregeln nicht abdeckt
Standard kann genügen, wenn …
- Dokumente immer aus einer festen maschinenlesbaren Vorlage stammen
- das Zielsystem eine ausreichend passende Erkennung bereits enthält
- keine repräsentativen Testdokumente oder verantwortliche Prüfer verfügbar sind
Vorgehen / 07
Vom Engpass zu einem prüfbaren ersten Umfang.
Ablauf aufnehmen
Wir klären Nutzer, Daten, bestehende Systeme und den konkreten Engpass im heutigen Prozess.
Kern priorisieren
Ein erster sinnvoller Umfang wird von späteren Erweiterungen und offenen Annahmen getrennt.
In Etappen entwickeln
Prüfbare Zwischenstände machen fachliche Entscheidungen früh sichtbar und korrigierbar.
Einführen & weiterdenken
Tests, Datenübergang und Nutzung werden vorbereitet; Betreuung und Ausbau bleiben vereinbar.
Passende Leistung / 08
Der fachliche Rahmen dieser Lösung.
Verwandte Lösungen / 09
Weitere konkrete Anwendungsfälle.
Häufige Fragen / 10
Vor dem ersten Gespräch.
Erkennt KI jedes Dokument fehlerfrei?
Nein. Genau deshalb werden Sicherheitswerte, Plausibilitätsregeln und menschliche Prüfung eingeplant. Die erreichbare Qualität muss mit Ihren realen Dokumenten gemessen werden.
Können auch Tabellenpositionen ausgelesen werden?
Grundsätzlich ja. Wechselnde Spalten, Seitenumbrüche und komplexe Positionen erhöhen jedoch den Prüfbedarf und werden anhand konkreter Beispiele bewertet.
Was passiert mit sensiblen Dokumenten?
Zugriff, Übertragung, Speicherung und Löschung werden für die gewählten Dienste und Systeme dokumentiert. Die abschließende Datenschutz- und Rechtsbewertung erfolgt durch das Unternehmen.
Nächster Schritt
Welche Daten tippt Ihr Team täglich aus wechselnden Dokumenten ab?
Nennen Sie Dokumenttypen, benötigte Felder und Zielsystem. Mit geeigneten Beispielen prüfen wir Erkennung, Kontrollbedarf und einen klaren ersten Umfang.