Zentraler Eingang
E-Mail-Anhänge, Uploads oder Scans werden als eindeutiger Rechnungsvorgang mit Originaldatei erfasst.
Für Buchhaltung und Einkauf / 05
Rechnungsverarbeitung Software für Prüfung und Freigabe.
Eingangsrechnungen kommen per E-Mail und Papier, werden gespeichert, abgetippt und zur Freigabe weitergeleitet. Fehlende Bestellbezüge oder unklare Zuständigkeiten halten den Vorgang auf, ohne dass ein zentraler Status sichtbar ist.
Zielbild / 01
Jede Rechnung erhält Daten, Prüfstatus und nächste Verantwortung.
Eine individuelle Rechnungsverarbeitung bündelt Eingang, Datenerfassung, Abgleich, sachliche Prüfung und Freigabe. Automatisierte Vorschläge werden von klaren Prüfregeln und menschlichen Entscheidungen getrennt.
Der digitale Vorgang führt vom Eingang bis zur freigegebenen Übergabe. Abweichungen werden nicht automatisch akzeptiert, sondern mit dem benötigten Kontext der richtigen Rolle vorgelegt.
Ausgangslage / 02
Die Rechnung ist eingegangen – ihr Prüfweg beginnt jedes Mal neu.
- PDF-Rechnungen werden aus Postfächern gespeichert und manuell im ERP angelegt.
- Freigaben laufen per Weiterleitung ohne eindeutige Version und Vertretung.
- Bestellung, Wareneingang und Rechnung müssen in mehreren Systemen verglichen werden.
- Skonto- oder Zahlungsfristen werden sichtbar, bevor die verantwortliche Prüfung abgeschlossen ist.
Bausteine / 03
Was die Lösung konkret abbilden kann.
Datenerfassung
Kopfdaten und Positionen können regelbasiert oder mit Dokumentenerkennung vorgeschlagen und anschließend geprüft werden.
Abgleich
Bestellung, Wareneingang und Rechnung werden nach Ihren Toleranzen gegenübergestellt, sofern Daten verfügbar sind.
Freigabeweg
Kostenstelle, Betrag oder Abweichungsart bestimmen Zuständigkeit, Vertretung und dokumentierte Entscheidung.
Beispielablauf / 04
Beispiel: Eine bestellbezogene Rechnung trifft per E-Mail ein.
Erkennung und Regeln bereiten die Prüfung vor; die fachliche Freigabe bleibt nachvollziehbar bei den Verantwortlichen.
Rechnung erfassen
Originaldatei, Absender und Eingangszeitpunkt werden gespeichert und ein Vorgang angelegt.
Daten prüfen
Erkannte Werte werden validiert und mit Lieferant sowie vorhandener Bestellung abgeglichen.
Abweichung entscheiden
Die zuständige Rolle sieht Rechnung, Vergleichswerte und konkreten Klärungsgrund in einer Ansicht.
Buchhaltung übergeben
Freigegebene Daten und Belegreferenz fließen über den abgestimmten Weg in das führende Finanzsystem.
Systeme & Grenzen / 05
Automatische Erkennung ersetzt keine steuerliche oder fachliche Prüfung.
Dokumentenqualität und Lieferantenformate beeinflussen Erkennungswerte. Rechtliche Aufbewahrung, Kontierung und Freigabebefugnis werden vom Unternehmen beziehungsweise seiner Beratung festgelegt.
- 01
Rechnungspostfach, Upload oder Scanstrecke als kontrollierter Eingang
- 02
ERP oder Einkaufssystem für Bestellung, Wareneingang und Lieferant
- 03
Dokumentenerkennung mit Prüfoberfläche für unsichere Werte
- 04
Finanzsystem oder DATEV-Prozess über verfügbaren freigegebenen Übergabeweg
Entscheidung / 06
Individuell entwickeln oder Standard nutzen?
Individualsoftware prüfen, wenn …
- Freigaben, Toleranzen und Bestellabgleich eigene Regeln enthalten
- mehrere Eingänge und Systeme in einem Status zusammengeführt werden müssen
- Standard-DMS oder ERP-Workflow den Ablauf nicht passend unterstützt
Standard kann genügen, wenn …
- das vorhandene ERP oder DMS einen passenden Rechnungsworkflow bietet
- nur sehr wenige einfache Rechnungen ohne mehrstufige Prüfung eingehen
- fachliche Freigabe- und Kontierungsregeln intern noch ungeklärt sind
Vorgehen / 07
Vom Engpass zu einem prüfbaren ersten Umfang.
Ablauf aufnehmen
Wir klären Nutzer, Daten, bestehende Systeme und den konkreten Engpass im heutigen Prozess.
Kern priorisieren
Ein erster sinnvoller Umfang wird von späteren Erweiterungen und offenen Annahmen getrennt.
In Etappen entwickeln
Prüfbare Zwischenstände machen fachliche Entscheidungen früh sichtbar und korrigierbar.
Einführen & weiterdenken
Tests, Datenübergang und Nutzung werden vorbereitet; Betreuung und Ausbau bleiben vereinbar.
Passende Leistung / 08
Der fachliche Rahmen dieser Lösung.
Verwandte Lösungen / 09
Weitere konkrete Anwendungsfälle.
Häufige Fragen / 10
Vor dem ersten Gespräch.
Kann Software jede Rechnung fehlerfrei auslesen?
Nein. Layout, Scanqualität und Inhalte variieren. Deshalb werden Unsicherheiten sichtbar gemacht und kritische Daten vor der Weiterverarbeitung geprüft.
Ist ein Drei-Wege-Abgleich mit Bestellung und Wareneingang möglich?
Ja, wenn die erforderlichen Referenzen und Daten verlässlich zugänglich sind. Toleranzen und der Umgang mit Teilmengen oder Nebenkosten werden fachlich definiert.
Kann die Rechnung nach Freigabe an DATEV übergeben werden?
Das ist abhängig vom eingesetzten DATEV-Prozess und verfügbaren offiziellen Zugangsweg. Produkt, Lizenz, Datenformat und Belegreferenz werden vor einer Zusage geprüft.
Nächster Schritt
An welcher Stelle bleibt Ihre Eingangsrechnung heute am häufigsten liegen?
Beschreiben Sie Eingang, Bestellbezug, Freigaben und Zielsystem. Wir grenzen den ersten Rechnungsprozess ab, der sicher automatisiert werden kann.